Quantas vezes você perdeu tempo para encontrar documentos ou fazer a guarda dessas informações? Talvez, muitas, não é mesmo? No entanto, quando fazemos uma gestão de documentos eficiente, não há mais esse tipo de problema. Mas, o que é gestão de documentos?

Neste post, vamos falar um pouco sobre o assunto. Também listamos 5 dicas que vão te ajudar a fazer uma boa gestão de documentos tanto em hospitais, quanto em clínicas médicas e operadoras de planos de saúde. 

E então, quer entender tudo que você precisa saber a respeito da gestão de documentos? Continue com a leitura do nosso post!

O que é a gestão eletrônica de documentos?  

Tanto a gestão de documentos nas empresas quanto nas unidades de saúde são feitas por meio de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Com ele, você administra os documentos digitais. Esse sistema também garante a organização e as regras previstas por lei. 

Entretanto, para o trabalho ser feito com eficiência é preciso contar com um gestor de arquivos, que tem a responsabilidade de executar, planejar e acompanhar as tarefas. No entanto, uma boa gestão de documentos também envolve as informações físicas, que são digitalizadas, o planejamento, a organização e o controle das informações. 

Como fazer uma gestão de documentos eficiente? 

Veja as principais dicas de organização e gestão de documentos:

1. Organize os documentos físicos 

Se você ainda tiver documentos físicos é preciso organizá-los. Nós sabemos que apesar de hospitais, clínicas médicas e operadoras de plano de saúde estarem cada vez mais digitalizados, ainda é preciso respeitar a temporalidade dos documentos. Portanto, separe uma sala específica para reunir o que você precisa.

2. Estabeleça um padrão para a organização 

Você pode criar tabelas ou listas com vários títulos para cada tipo de informação que tiver. Dá para arquivar documentos por data, horário de armazenamento, validade, importância, etc. Uma ideia para fazer a gestão de documentos arquivística seria: 

• Guarde papéis com assinaturas ou contratos em formato físico;
• Deixe no arquivo digital os relatórios, as pesquisas, outros documentos mais volumosos e as fichas de cadastro;
• Faça cópias de documentos e outros papéis que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização. 

3. Separe os documentos pela temporalidade

Ainda sobre a temporalidade mencionada neste artigo, há informações que precisam ser armazenadas por longos períodos e outras descartadas com mais facilidade. Entretanto, uma coisa é certa, quando você faz a digitalização de documentos e armazena tudo na nuvem, consegue manter o que precisa por muito mais tempo, pois não ocupa espaço físico. 

4. Contrate um serviço de digitalização de documentos

Para ter uma gestão de documentos eficiente, contrate um serviço de digitalização de documentos. Assim, você evitará o retrabalho e fará uma digitalização mais profissional. 

5. Tenha um sistema de GED 

Use métodos que definem quem pode ou não acessar as informações do seu setor. Em um sistema GED, você controla tudo isso com mais facilidade, pois cada usuário tem uma senha específica. Assim, dá para limitar o acesso a certos conhecimentos de acordo com o cargo ou o interesse do gestor. 

Agora que você aprendeu essas 5 dicas para gestão de documentos eficiente, não terá mais problemas quanto à organização das informações do hospital, clínica médica e operadora de plano de saúde, não é mesmo? Também não se esqueça de ter todas as informações que precisa na nuvem, assim elas estarão mais seguras.