Um sistema automatizado e bem executado é capaz de minimizar o principal problema no faturamento dos hospitais

O processo de fechamento das contas dos pacientes em uma organização de saúde é complexo por englobar uma grande diversidade de fornecedores, operadoras e, até mesmo, prestadores de serviço que são parceiros da instituição. Assim, não por acaso, a glosa médica é um problema recorrente para muitos hospitais.

Segundo André Marcelo Almeida, Gestor Comercial da Green Paperless, as glosas estão, principalmente, associadas a erros de processo, sendo que o principal deles está relacionado ao papel, ou seja, aos documentos impressos.

“Muitas vezes, os documentos são extraviados, perdidos ou, então, o médico ou o paciente esquece de assinar. Esses papéis acabam transitando por diversos setores do hospital. Um documento começa a ser gerado na recepção, onde o paciente tem um primeiro contato com a instituição, passa pela área assistencial e termina no faturamento. Então, eu diria que as glosas acontecem não somente pela utilização do papel, mas por conta das falhas de processo. A saúde no Brasil é extremamente burocratizada e pede muitas comprovações”, conta o especialista.

Automatizar para agilizar

A auditoria digital é uma das maneiras de evitar as glosas, pois permite que os prestadores de serviços de saúde monitorem e gerenciem os arquivos virtuais eficientemente.

”Os processos que antecedem a auditoria digital precisam ser digitais. Portanto, como eu já estou gerando documentos de forma eletrônica, acabo mitigando o problema, porque as pendências são apontadas. Por exemplo, se um paciente não assinou um cadastro na recepção, vai ficar a pendência para o usuário que estava gerando o documento, e também para a TI, para a diretoria e assim por diante. Ou seja, o erro vai ser apontado o tempo todo”, explica André.

Essa sinalização dada pela solução digital permite que o descuido seja corrigido prontamente, antes que haja “ruído” no cruzamento de informações entre a prestadora e a operadora de Saúde. Como resultado, o prazo do recebimento não será prolongado ou o valor será aquém do previsto. Ele conta, também, que existem no mercado conjuntos de soluções para garantir que esses documentos vão chegar até a auditoria digital digitalmente.

“Todos os documentos de que eu preciso para realizar esse trabalho ficam armazenados dentro de um ambiente de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e organizados de forma que o auditor consiga visualizá-los”, esclarece o especialista da Green Paperless.

O auditor precisa, então, ver se tudo o que foi inserido na conta hospitalar foi validado pelo prontuário. Por exemplo, o paciente tem uma determinada patologia que, como toda doença, requer uma conduta médica específica, bem como os medicamentos e materiais utilizados. Ou seja, existe um protocolo que será verificado pelo convênio. Esse tipo de validação será feito na auditoria digital.

“De um lado está a conta hospitalar, que tem o que eu estou cobrando para operadora e, de outro, tenho os documentos que vão comprovar o porquê da utilização daquele determinado medicamento ou material médico-hospitalar ou conduta que foi adotada. É disso que a auditoria trata”, explica André.

O papel da auditoria é, então, garantir que o contrato entre a prestadora e a operadora de Saúde está sendo executado da forma como foi planejado. Quando tudo é feito por via eletrônica, não é necessário aquele bolo de papel na mesa do auditor para validar um por um. O trabalho é bem mais ágil.

“Isso é bom para o prestador, porque vai receber o dinheiro mais rápido. Por conta da automação do processo, o que duraria, em média, oito dias, vai levar um, no máximo, dois dias para ser feito”, complementa.  

Rever e reorganizar 

Mas a automação completa da gestão de documentos, por si só, não resolverá todos os problemas das glosas médicas, embora ajude bastante. A baixa maturidade de gestão é uma adversidade a ser combatida.

“A grande questão aqui, como dissemos, é muito mais voltada para processo do que para sistemas. Não adianta você ter uma Ferrari, mas utilizá-la como se fosse um Fusquinha. Às vezes, é oferecida uma série de benefícios e funcionalidades que vão ajudar a apoiar na gestão, mas a instituição só usa de 10% a 20% dela”, diz André. 

Fazer um planejamento em direção à digitalização, rever os processos e capacitar os usuários para executarem as tarefas corretamente, evitam, portanto, não só o retrabalho, como eliminam grande parte dos problemas do faturamento.