A introdução de cultura paperless nas instituições de saúde melhora a gestão dos dados e a eficiência financeira

Inovação é uma palavra que está cada vez mais presente no vocabulário empresarial. Em um mundo dinâmico, as empresas que desejam se manter competitivas precisam estar constantemente rebuscando seus produtos, serviços e processos. Quem age dessa forma tende a crescer mais, mantém-se alinhada às novas tecnologias, reduz custos, aumenta a produtividade, otimiza processos e melhora a relação com clientes.

No setor de saúde, a inovação também é fundamental para garantir a qualidade do atendimento e a segurança dos pacientes. Uma das soluções com fácil implementação e que traz resultados financeiros plausíveis é a inserção de tecnologias paperless que visa reduzir ou eliminar o papel físico.

O que é inovação e porque está ligada ao paperless?

Inovar é trazer novas ideias ou processos que geram valor para a empresa ou para o cliente, seja em produtos já existentes ou na criação disruptiva, que prevê mudanças impactantes na forma de comercializar um serviço ou produto, revolucionando o mercado. 

A adoção de tecnologias paperless, que presume a retirada total ou parcial do papel físico das instituições, nesse sentido, é inovador, pois, envolve a mudança na forma de gerir documentos físicos, substituindo tudo por sistemas e informações digitais, o que acarreta:

• Eficiência operacional;
• Redução de custos;
• Sustentabilidade.

Eficiência operacional

No que as informações são acessadas e compartilhadas de forma mais rápida e fácil, há redução do tempo gasto em tarefas administrativas e melhoria da produtividade. Por exemplo, um sistema de prontuário eletrônico pode permitir que os profissionais de saúde acessem as informações médicas de um paciente de qualquer lugar, o que pode agilizar o diagnóstico e o tratamento.

Redução de custos

A eliminação do papel pode gerar economias significativas em termos de impressão, armazenamento e descarte. Por exemplo, um hospital que implanta um sistema de prontuário eletrônico pode reduzir o consumo de papel em até 80%.

Sustentabilidade

A redução do uso de papel contribui para a preservação do meio ambiente. A produção de papel requer a utilização de recursos naturais, como água e árvores, e também gera resíduos.

Paperless no segmento da saúde

Quando falamos em retirar o papel das instituições de saúde, substituindo os processos antigos por tarefas inovadoras, também podemos citar o paperless como um dos mais impactantes para a sustentabilidade financeira e ambiental. 

A qualidade do atendimento, por exemplo, pode melhorar significativamente com a recepção digital, pois tais sistemas permitem que os pacientes façam o check-in e agendem consultas de forma online. Isso reduz o tempo de espera na recepção e melhora a experiência do paciente. Além disso, não há impressão ou escaneamento, apenas a captura dos documentos e assinaturas digitais, diminuindo abruptamente o tempo de espera.

Outro ponto fundamental é o próprio sistema de colaboração digital, que permite aos profissionais de saúde compartilharem informações e dados de forma segura e eficiente. Isso pode melhorar a qualidade do atendimento e reduzir o risco de erros médicos. Estando tudo centralizado, digitalizado e com as devidas autenticações para acesso, há aumento da segurança dos pacientes.

Aplicação da inovação paperless

A inovação paperless pode ser aplicada em diferentes setores e departamentos de um hospital, por exemplo:

• Recepção Digital: a ferramenta captura todos os documentos trazidos pelo paciente e indexa as principais informações do documento, integrando-se totalmente com o HIS da unidade de saúde, além de possibilitar o acesso facilitado aos documentos, integrar com a busca rápida através de palavras-chave ou código de atendimento.
• SAME Digital: uma das inovações mais procuradas é o sistema de gestão de documentos eletrônicos que prioriza a segurança e a eficiência de informações do prontuário do paciente. Com o SAME Digital, por exemplo, aquilo que era impresso passa a ser criado já na nuvem e aquilo que foi colocado originalmente no papel é transferido para o formato digital. Esta solução inteligente também prioriza a segurança das informações e aqueles documentos que são criados já saem com certificação digital, conforme legislação vigente. 
• Assinatura Biométrica: esta tecnologia facilita a coleta da assinatura biométrica dos pacientes, capturando o desenho, a aceleração, pressão, velocidade, movimento e ritmo da assinatura. O tablet também registra a geolocalização no momento da assinatura e envia os dados para a nuvem. Serve, por exemplo, para assinar a guia médica digitalmente.

Barreiras à inovação e como superá-las

Apesar dos benefícios da inovação paperless, existem algumas barreiras que podem dificultar sua adoção, como a ideia de que o custo inicial pode ser alto, o desconforto com as mudanças e as dificuldades técnicas na implementação de tecnologias paperless pode exigir a atualização da infraestrutura de TI da empresa.

Para superar essas barreiras, é importante que as empresas tenham uma estratégia clara de inovação e que envolvam todos os stakeholders no processo de implementação. Mas, principalmente, conte com especialistas nas soluções paperless para que o processo e a metodologia seja simples e rápida.

Veja neste artigo como a Green utiliza metodologias simplificadas de implementação.