Descubra como a dependência do papel afeta a eficiência, a segurança e os resultados da sua instituição, revelando custos que você nunca imaginou.

Quando pensamos em "paperless" ou "economia verde" no contexto da saúde, a primeira coisa que vem à mente é a redução do consumo de papel e a preservação das árvores. E sim, esses são benefícios inegáveis e urgentes! No entanto, a decisão de se tornar uma instituição sem papel vai muito além da responsabilidade ambiental; é uma escolha estratégica que impacta diretamente a saúde financeira e operacional de hospitais e clínicas. O que muitos gestores ainda não perceberam é que o papel esconde custos invisíveis e surpreendentes que drenam recursos, comprometem a eficiência e colocam em risco a segurança da informação.

Neste artigo, vamos desvendar esses custos ocultos e mostrar como o modelo paperless não é apenas uma tendência sustentável, mas uma necessidade urgente para otimizar processos, reduzir riscos e garantir a prosperidade e a competitividade da sua instituição no cenário atual.

O custo invisível do papel: muito além da resma e da impressora

É fácil calcular o preço de uma resma de papel, de um cartucho de tinta ou do aluguel de uma impressora. O verdadeiro desafio é mensurar o impacto que a gestão analógica tem sobre toda a sua operação, desde o pré-atendimento até a alta do paciente e a gestão administrativa. Para cada folha impressa, há uma cadeia de custos e riscos que raramente são contabilizados na planilha orçamentária tradicional.

• Espaço físico e armazenamento: Você já parou para pensar quanto custa o metro quadrado do seu arquivo morto? Um único prontuário médico pode precisar ser armazenado por décadas, seguindo as exigências legais. Salas inteiras são dedicadas a pilhas e mais pilhas de documentos, ocupando um espaço valioso que, em grandes centros urbanos, tem um custo imobiliário elevado e poderia ser otimizado para leitos, novos consultórios, salas de exames ou áreas de atendimento mais confortáveis para pacientes e acompanhantes. Além do custo do espaço, há o custo de mobiliário específico (estantes, armários corta-fogo), climatização adequada e sistemas de segurança (vigilância, controle de acesso) para proteger esses volumes de papel.
• Mão de obra e tempo perdido: A gestão de documentos físicos exige uma equipe dedicada não apenas para arquivar, mas para indexar, transportar e, o mais custoso, localizar informações quando necessário. Imagine um profissional da saúde precisando de um prontuário urgente e tendo que esperar que ele seja encontrado, transportado e entregue. Estudos globais apontam que a média de tempo gasto por colaboradores para procurar documentos perdidos entre os departamentos de uma empresa é de duas horas diárias – um número alarmante que, somado em uma instituição, representa milhares de horas anuais perdidas e um custo salarial altíssimo que poderia ser direcionado para atividades de maior valor agregado, como o cuidado direto ao paciente.
• Riscos de perda e extravio de informações: Um documento físico é inerentemente vulnerável. Ele pode ser perdido, extraviado, rasurado, roubado, ou danificado por acidentes como incêndios, enchentes ou pragas. Na área da saúde, a perda de um prontuário ou de um laudo significa a interrupção do histórico do paciente, impactando diretamente a continuidade e a qualidade do cuidado. Isso não apenas coloca a saúde do paciente em risco, mas também expõe a instituição a sérios problemas jurídicos, multas e danos irreparáveis à sua reputação, especialmente no cenário de exigências da LGPD.
• Retrabalho e falhas no cuidado ao paciente: A dificuldade em acessar informações rapidamente leva a retrabalhos administrativos e clínicos, duplicação desnecessária de exames e, em casos mais graves, a falhas no diagnóstico e tratamento. A falta de informações integradas e o atraso no acesso a dados críticos retardam processos que precisam ser ágeis no ambiente hospitalar, comprometendo a segurança do paciente e a eficiência da equipe assistencial.
• Auditorias negativas e multas por não conformidade: A conformidade com regulamentações rigorosas como a LGPD, a RDC 465 da Anvisa e as exigências de certificações de qualidade (HIMSS, ONA, JCI) é um desafio monumental com documentos físicos. A falta de rastreabilidade precisa, controle de acesso detalhado e a dificuldade em apresentar informações de forma rápida e auditável podem gerar multas pesadas, descredenciamento e perda de confiança por parte de pacientes, operadoras de saúde e órgãos reguladores.

Paperless: a escolha estratégica que otimiza custos e impulsiona a eficiência

A transformação para o modelo paperless não é apenas um investimento em sustentabilidade ambiental; é, acima de tudo, uma decisão estratégica que ataca esses custos ocultos e ineficiências de forma frontal. Ao digitalizar processos e adotar a gestão eletrônica de documentos, sua instituição ganha:

• Otimização e liberação do espaço físico: O fim dos arquivos mortos e das pilhas de papel libera metros quadrados valiosos, que podem ser revertidos em novas receitas ou em melhorias para o ambiente de cuidado.
• Redução drástica de custos operacionais: Menos impressão, menos insumos (papel, tinta), menos logística de transporte, menos armazenamento físico e, o mais importante, menos tempo gasto em tarefas burocráticas.
• Aumento exponencial da produtividade da equipe: Profissionais de saúde e administrativos podem focar no que realmente importa: o cuidado ao paciente e a gestão estratégica, com acesso instantâneo a todas as informações necessárias.
• Maior segurança e conformidade com a LGPD: Dados digitais são protegidos por criptografia, têm controle de acesso rigoroso e todas as ações são rastreáveis através de logs de auditoria. Isso fortalece a proteção contra perdas, vazamentos e garante a conformidade legal.
• Melhora significativa na qualidade do atendimento e na experiência do paciente: O acesso rápido e integrado às informações do paciente acelera diagnósticos, otimiza tratamentos e reduz a burocracia no pré-atendimento, elevando a satisfação geral.

Em um cenário competitivo e cada vez mais regulado, a adoção do paperless se posiciona como um pilar fundamental para a "economia verde" da sua instituição. É a oportunidade de investir em um futuro mais eficiente, seguro, lucrativo e, claro, ambientalmente responsável, garantindo uma gestão moderna e preparada para os desafios do futuro.

Para aprofundar seu conhecimento sobre o tema, leia nosso blog post: Hospital sem papel: otimização na gestão de processos na saúde não é utopia.

Referência da pesquisa: https://www.terra.com.br/noticias/profissionais-perdem-um-mes-por-ano-procurando-informacoes,368a2c6de755088c9601be86966a5b813dkoinfl.html