Arquivamento digital: o que é e qual é a sua importância?
O arquivamento digital tornou-se a forma mais segura e eficiente de armazenar os documentos.
Ele foi criado para facilitar o trabalho de gestores e profissionais das instituições de saúde. Além disso, transformou as instituições de saúde, ajudando-as a economizar com aluguéis de salas, prédios e folhas de papel.
Entretanto, você realmente sabe o que é arquivamento digital e como ele funciona? Neste post, falaremos um pouco sobre essa maneira eficiente de arquivar documentos. Ficou interessado no assunto? Siga a leitura deste artigo!
O que é um arquivamento digital?
O arquivamento digital de documentos é um serviço de gestão de documentos digitais. Atualmente, ele é indispensável para qualquer instituição de saúde, já que os documentos físicos têm perdido espaço para as versões digitais.
Qual é a importância do arquivamento de documentos digitais?
Com o arquivamento digital de documentos, você mantém a produtividade dos colaboradores, tem as informações guardadas de maneira segura, reduz os custos operacionais do hospital, das clínicas médicas e das operadoras de saúde.
Como funciona o arquivamento digital?
O arquivamento digital armazena, protege e organiza os documentos. Ele também colabora para o compartilhamento seguro das informações.
Como funciona o arquivo digital?
A catalogação de arquivos digitais é feita pelo sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Nele, os prontuários médicos eletrônicos são criados e as atualizações dos dados, inclusive dos pacientes, são feitas em tempo real. Dados de vários setores hospitalares também podem ser incluídos e acessados a partir da área de trabalho do usuário, gerenciada em um único portal.
Como é feito o arquivamento de documentos?
A melhor maneira de fazer o arquivamento de documentos é contratar um software que captura e armazena digitalmente as informações do hospital, clínica médica ou operadora de plano de saúde.
Uma boa sugestão é a plataforma Green Soluções. Ela integra qualquer software de gestão e as informações arquivadas são disponibilizadas em arquivos digitais. Os arquivos são acessados de forma rápida e segura por computadores ou tablets.
Como criar um arquivo digital?
Em primeiro lugar, se você deseja saber como fazer um arquivo digital, deve contar com uma plataforma que captura e armazena vários documentos digitalmente. Em seguida, é preciso fazer a gestão de conteúdo. Para isso, contrate uma empresa que ofereça um sistema de digitalização de documentos físicos, processos automatizados, entre outras soluções que poderão ajudar em seu trabalho.
Como organizar arquivos digitais de uma empresa?
A gestão de arquivos digitais personalizados deve ser muito bem organizada. Por isso, é necessário:
Criar um arquivo funcional
É importante ter um arquivo funcional e organizado. Só assim você poderá otimizar o seu trabalho e também dos profissionais de saúde. Portanto, implemente práticas de uso para que não se tenha uma longa fila de documentos em um local indesejado.
Investir no armazenamento em nuvem
O armazenamento em nuvem é uma das melhores alternativas para preservar os dados das instituições de saúde sem que ocorram perdas ou ações de pessoal mal-intencionadas. Outra vantagem de investir em cloud computing é que você gerencia os documentos à distância.
Monitorar e rastrear os documentos
Depois de você estruturar todo o arquivo eletrônico, você precisa controlar quem acessa as informações. Defina os colaboradores que poderão acessar os dados. Além disso, registre e acompanhe todas as ações realizadas com o documento.
Viu como é importante o arquivamento digital? Agora que você já sabe, poderá se preparar para essa mudança, não é mesmo?
