O que é arquivamento de documentos e como é feito esse processo? Continue lendo e confira!

Se você deseja gerenciar seus registros com eficiência, deve levar a sério o arquivamento de documentos. As consequências de não conhecer esse processo pode causar muitos problemas a longo prazo. 

Mas o que é arquivamento de documentos e como é feito esse processo? Neste post, você entenderá o assunto.

O que é arquivamento de documentos? 

Com o arquivamento de documentos você armazena as informações que precisa. E isso pode ser feito por um longo período. Os dados podem ser guardados em vários formatos para serem usados ou não no futuro. No entanto, eles devem ser armazenados até o final do seu cronograma de retenção. 

Qual é a importância do arquivamento de documentos? 

O arquivamento de documentos possibilita que você diferencie informações e dá às unidades de saúde e empresas maior controle sobre os seus processos. Ele é importante porque torna o ambiente de saúde mais organizado e, com isso você oferece aos pacientes uma assistência de qualidade.  

Além disso, à medida que o seu hospital ou qualquer outra instituição de saúde crescem, eles têm mais informações. E, assim, você precisa gerenciar esses dados para serem utilizados de maneira adequada. No entanto, se o seu hospital não tem um sistema de arquivamento de documentos, manter o controle pode ser um grande problema.

Pois, o que não é arquivado corretamente, é difícil de ser localizado e armazenado e de você garantir a segurança da informação. No entanto, quando você arquiva os documentos, você evita problemas no futuro. Mas como fazer esse trabalho seguramente e eficaz? Isso é o que você descobrirá logo a seguir.

Como fazer o arquivamento de documentos? 

Veja os principais métodos de arquivamento de documentos:

Método alfabético 

Este é um dos métodos de arquivamento de documentos. Você arquiva de forma alfabética, portanto, começa pelo nome. Sem dúvida, esse método é muito usado pelas instituições de saúde, pois ele é simples e rápido de guardar as informações. Entretanto, há um problema: 

Quando você tem uma quantidade grande de informações, podem ter erros. Isso ocorre por vários motivos, inclusive por cansaço do funcionário que fica no arquivo durante horas.

 

Método numérico 

É o método que faz o arquivamento de documentos por números. Você pode usá-lo das seguintes formas:

 

Numérico cronológico 

Organiza os documentos por data. Ele organiza documentos financeiros, fotos e outros arquivos em que a data busca a informação.

 

Numérico Simples 

Serve para organizar pastas de funcionários, prontuários médicos e processos. Você organiza os documentos pelo número ou pela pasta em que foi arquivado.

 

Numérico dígito-terminal 

Ao utilizar números maiores com muitos dígitos, o método simples não é mais eficiente. Isso porque ele é trabalhoso e lento. Nesse caso, você deve usar o método dígito-terminal. 

Nele, a ordenação ocorre nos dois últimos dígitos. Quando eles são idênticos, a ordenação é dada dos dois dígitos anteriores. Isso torna o arquivamento de documentos mais eficiente e ágil.

 

Método geográfico

Esse é mais um dos tipos de arquivamento de documentos. Ele é usado quando a empresa classifica os documentos através do seu local de origem.

 

Método temático

Organiza os documentos por assunto. Você faz a classificação pelos temas ou assuntos básicos que admitem várias composições.

 

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Esse sim é o melhor e mais indicado método para você investir. O GED é eficiente, pois você consegue organizar e encontrar seus arquivos de forma rápida e na hora que precisar.

 

Lei do arquivamento de documentos

Você deve arquivar os documentos privados ou públicos de forma física ou digital. Ambos têm a mesma validade jurídica, pois são representações originais dos acordos e transações. Entretanto, para ter a validade é necessário repassar por procedimentos específicos à validação. 

Segundo a Lei nº 2.682/12 sobre os documentos digitalizados, os que são arquivados originalmente em papel são convertidos ao formato digital. Esses arquivos são somente reconhecidos após a certificação digital de sua versão digitalizada e com as assinaturas eletrônicas dos envolvidos.

Não se esqueça que os documentos originais físicos devem ser mantidos pelas empresas e órgãos públicos. Isso deve ser feito dentro dos prazos estabelecidos caso seja necessária a comprovação de legitimidade digitalização de documentos.

Como arquivar documentos de uma empresa? 

Siga as dicas para arquivar documentos em uma empresa ou instituição de saúde:

Escolha a forma de arquivamento

Veja se é melhor arquivar o documento em formato físico ou digital e observe o tempo que o documento deverá ser mantido.

 

Defina os locais para arquivar esses documentos

Se forem físicos, separe algumas salas apropriadas para este tipo de arquivo. Tenha armários e gavetas. Para os documentos digitais, escolha uma empresa que ofereça um bom gerenciamento de documentos e uma plataforma completa que possa te ajudar na digitalização dos documentos físicos.

 

Estabeleça quem pode acessar os documentos

Tanto para os documentos físicos quanto digitais você deve estabelecer quem pode acessar todas as informações que você têm disponíveis.

 

Nomeie os documentos de maneira adequada

Escolha nomes fáceis para você lembrar na hora de acessar os documentos. Assim, ficará mais fácil encontrar o que deseja.

 

Quais os sistemas de arquivamento de documentos?

Veja os sistemas que você pode utilizar para arquivar seus documentos:

Sistema Manual 

Você utiliza um espaço físico, armários, gavetas e pastas para arquivar os seus documentos.

 

Sistema Digital

Por meio de um software, você gerencia todos os documentos que precisa para manter sempre o hospital, a clínica médica ou unidade de saúde sempre organizados. 

Agora que você entendeu tudo sobre arquivamento de documentos, poderá escolher como arquivar as informações de maneira adequada, não é verdade? No entanto, pense em modernizar o seu processo para garantir a segurança dos seus dados!