O setor de Recursos Humanos guarda informações importantes dos colaboradores que atuam na instituição de saúde. Continue lendo e saiba mais!

O setor de Recursos Humanos guarda informações importantes dos colaboradores que atuam na instituição de saúde. É por isso que não dá nem para imaginar um documento desaparecer dos arquivos, não é verdade? E também é por essa razão que você deve se preocupar em como arquivar documentos de funcionários. 

No entanto, para que você aprenda tudo sobre o assunto, preparamos este post. Nele, vamos dar algumas dicas para você aprender como arquivar documentos de funcionários e fazer essa organização. Quer conferir cada uma delas? Siga com a leitura para ficar bem informado!

Aprenda como arquivar documentos de funcionários

Primeiro Passo: Use a tecnologia para mudar o seu setor

Hoje, você contrata plataformas digitais que te oferecem um software, que ajuda no armazenamento dos documentos. O programa é seguro e além disso, você conta com todo o suporte da plataforma e mais uma equipe preparada que te auxilia no que precisa. A Green Soluções oferece um serviço como esse, onde você armazena os documentos em nuvem.

Portanto, é importante você digitalizar os arquivos, pois muitos deles são confidenciais e precisam estar seguros. Em uma gaveta, em um armário de aço, por exemplo, você poderá perder os documentos mais preciosos do seu setor.

Segundo Passo: Organize os arquivos por data 

Para os documentos físicos, arquive obedecendo à ordem cronológica, assim será mais fácil encontrá-los. Já para os documentos digitais, dá para criar subpastas com informações sobre contratação e avaliação de desempenho dos colaboradores, por exemplo.

Terceiro Passo: Crie pastas para diferentes documentos

Você precisa criar pastas para os documentos dos seus colaboradores. Lembre-se que eles têm documentos referentes a impostos, folhas de pagamento, avaliação dos colaboradores, feedbacks, repasses, ajustes salariais, novos benefícios, etc. Não jogue nada fora. Aqui você pode criar pastas tanto físicas quanto virtuais.

Quarto Passo: Padronize os arquivos

Arquive todos os documentos da empresa  padronizadamente. Um exemplo é criar uma pasta para cada colaborador e armazenar todas as informações. Faça a mesma coisa com todos os outros funcionários. Essa é uma boa maneira de arquivar documentos e garantir um ambiente bem organizado. 

Confira os documentos que você deve arquivar 

Guarde todos os documentos do departamento pessoal que têm todo o histórico do colaborador. É importante arquivar: 

• Avisos disciplinares;

• Registros de pagamentos, encargos e salários;

• Pagamento de comissões e outros benefícios;

• Planos de carreira;

• Promoções;

• Avaliações de desempenho;

• Histórico dos colaboradores para que você possa acessar sempre que precisar. 

Veja a maior dificuldade das instituições de saúde em relação a como arquivar documentos de funcionários

Há instituições de saúde que ainda têm dificuldade de entender como funciona os arquivos digitais. A solução é você contratar uma empresa que ofereça um serviço de gestão eletrônica de documentos. Desta maneira, você conseguirá resolver todos os problemas e garantir que a documentação dos seus funcionários esteja segura. 

Agora que você aprendeu como arquivar documentos de funcionários, poderá manter o bom funcionamento do setor de Recursos Humanos, não é mesmo? No entanto, para facilitar ainda mais o seu trabalho, invista em um sistema de digitalização dos documentos!

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