Entenda como funciona o processo de guarda de documentos
Várias instituições de saúde têm dificuldades com a guarda de documentos. Isso acontece porque, muitas vezes, não se sabe quanto tempo um documento deve ser arquivado ou se a instituição tem espaço para o procedimento. Confira!
Várias instituições de saúde têm dificuldades com a guarda de documentos. Isso acontece porque, muitas vezes, não se sabe quanto tempo um documento deve ser arquivado ou se a instituição tem espaço para o procedimento.
No entanto, há uma maneira de arquivar as informações sem que você precise alugar salas ou contratar várias pessoas para o trabalho. Basta utilizar um software, que gerencie todos os dados.
Entretanto, neste artigo, o nosso tema principal é a guarda de documentos. Queremos que você entenda de uma vez por todas esse assunto que é tão importante. Ficou interessado em tirar todas as suas dúvidas? Siga com a leitura!
O que é guarda de documentos?
Guarda de documentos nada mais é que um procedimento seguro que te ajuda a armazenar documentos e arquivos de hospitais, clínicas médicas e operadoras de planos de saúde.
O que é guarda-livros e documentos?
Guarda-livros é uma expressão da década de 1960 que definia os contadores. Em 1970, ela tornou-se obsoleta. Com o passar dos anos, já em 1990, os escritórios de contabilidade tiveram um salto e implantaram os novos sistemas de gestão conhecidos como ERPs.
Entretanto, apesar de a contabilidade ter evoluído, ainda há muitos hospitais que insistem em guardar documentos em pastas e pilhas de papel. No entanto, acervo, organização e guarda de documentos devem ser feitos por meio de um sistema de gestão integrado aos setores das instituições de saúde. Só assim você garantirá a segurança das informações.
Qual é o tempo de guarda de documentos tributários e trabalhistas?
Os documentos tributários devem ser guardados por 5 anos. Já a guarda de documentos trabalhistas deve ser feita por diferentes períodos. O que diferencia o tempo é a importância dada para cada documento. Assim, um termo de rescisão de contrato poderá ser guardado por apenas dois anos. Depois disso, poderá ser descartado.
Entretanto, se o documento for referente ao FGTS, ele deverá ser guardado por 30 anos. Todas as normas referentes aos processos de guarda de documentos podem ser verificadas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e na Constituição Federal, além de outros decretos.
Segundo a CLT, a rescisão de contrato, o aviso e o pedido de demissão dos colaboradores deverão ser guardados por pelo menos 2 anos. O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) por 3 anos. Recibos diversos como salários, 13º salário e férias, controle de ponto, Cadastro no PIS/PASEP e Guia da Previdência Social por 5 anos. A folha de pagamento e RAIS por 10 anos e o contrato de trabalho deve ser guardado por tempo indeterminado.
Já o tempo de guarda de documentos pessoa jurídica, como pagamentos de despesas pendentes, você deve utilizar o prazo para guarda de documentos financeiros, que são de 8 anos ou até a aprovação das contas, ou apresentação do relatório de gestão, mais 10 anos.
Esses dados podem ser encontrados na tabela de temporalidade de documentos na área da saúde. Sobre a guarda de documentos contábeis e fiscais, o prazo ideal segundo a tabela é de 5 anos.
Para quem é indicada a guarda de documentos?
A guarda de documentos deve ser feita tanto por Pessoa Física quanto por Pessoa Jurídica. As pessoas físicas devem se preocupar com documentos relacionados ao imposto de renda, IPTU, contas de água, luz, telefone e cartão de crédito, pagamentos referentes ao aluguel e condomínio, entre outros.
No caso da Pessoa Jurídica, é importante ficar atento aos documentos administrativos, fiscais, contábeis, de recursos humanos e principalmente os prontuários das instituições de saúde. Cada documento deve obedecer um prazo descrito na tabela de guarda de documentos.
Como funciona a guarda de documentos?
A melhor maneira de você fazer a guarda de documentos no hospital, clínica médica ou operadora de plano de saúde é contratar um software para capturar e armazenar digitalmente as informações.
A Green Soluções tem uma única plataforma de dados que se integra a qualquer software de gestão. As informações que você precisa arquivar são disponibilizadas em arquivos digitais. Esses arquivos são acessados de forma rápida e segura por computadores ou tablets.
Quais as vantagens do procedimento?
A guarda de documentos traz organização e segurança para qualquer instituição de saúde. Se você opta pela digitalização de documentos e um sistema totalmente digital você economiza o seu espaço físico e recursos humanos. Outro detalhe é que com um serviço digital, você não perde tempo na hora de consultar os documentos que precisa e pode acessá-los de qualquer lugar que desejar.
Viu como é importante fazer a guarda de documentos? Agora você já sabe os cuidados que precisa ter com as informações da sua instituição de saúde, não é mesmo? E para não ter dor de cabeça, invista na digitalização de documentos e agilize todo o seu processo!
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