Entenda a diferença entre scanner e a digitalização de documentos
Muitas vezes os procedimentos são confundidos, mas saiba que há várias diferenças entre eles, que podem ser importantes para a gestão de documentos do hospital, da clínica médica ou de qualquer outra Unidade de Saúde.
Você sabe qual é a diferença entre scanner e a digitalização de documentos? Muitas vezes os procedimentos são confundidos, mas saiba que há várias diferenças entre eles, que podem ser importantes para a gestão de documentos do hospital, da clínica médica ou de qualquer outra Unidade de Saúde.
Se você quer entender a diferença entre scanner e a digitalização de documentos, veja agora em nosso artigo!
O que é scanner?
Com certeza, você já sabe que Scanner é uma impressora multifuncional que serve para escanear documentos físicos, transformando-os em digitais, como uma fotografia. Atualmente, esse equipamento tornou-se comum em muitas Unidades de Saúde. O documento escaneado pode ser armazenado num computador ou em alguma pasta online.
No entanto, ele é apenas uma cópia. Além disso, em relação à gestão de documentos, o escaneamento não se torna útil, porque o documento que você gera não pode ser usado para fins gerenciais.
O que é digitalização de documentos?
Já a digitalização de documentos é mais que uma simples cópia. Ao fazer o procedimento, você o terá disponível para outras consultas. Em relação ao procedimento, os dados do documento se transformam em arquivos eletrônicos. Assim, eles passam por uma espécie de codificação binária, onde os metadados são usados nos sistemas especializados.
Quando você faz a digitalização de documentos, você transforma as informações em códigos. Isso torna os dados mais acessíveis nos sistemas que são específicos. Portanto, ao usar um software para gerenciar os seus documentos, você irá indexar os arquivos e recuperá-los com mais segurança e até facilidade.
Escanear documentos e tê-los disponíveis digitalmente é importante para qualquer Unidade de Saúde, pois sabemos que você poderá perder papéis, não é verdade? No entanto, quando você digitaliza um documento, consegue enviar uma cópia segura para os membros da equipe do hospital, da clínica médica ou da operadora de plano de saúde para conseguirem trabalhar em conjunto.
Mas qual é a diferença entre scanner e a digitalização de documentos?
Um escaneamento não tem vantagens como a digitalização de documentos. É que na digitalização, você conta com mais segurança dos dados armazenados. Os dados ficam em um sistema seguro que passa por backups constantes. Você também determina regras de acesso ao banco de dados, podendo autorizar ou não o acesso das pessoas.
Outra vantagem da digitalização de documentos é que você pode utilizar antivírus, soluções defensivas, firewall e outras soluções que protegem os documentos que são digitalizados, o que faz melhorar ainda mais a sua segurança. Desta maneira, é quase que impossível que hackers tenham acesso ao material ou mesmo que ocorra perda de informações.
Se falarmos em desvantagem do escaneamento, uma delas é perder documentos. Isso acontece muito, porque ao passar os documentos da sua empresa para algum tipo de banco de dados digital, você poderá perdê-los. Papéis acumulados, documentação oficial ou comprovantes poderão se perder com o escaneamento.
Já se falarmos na digitalização de documentos, você utiliza os arquivos digitais mais facilmente. Você indexa os documentos dentro de um software que busca parâmetros específicos como referências, datas e até palavras-chave.
Viu quanta diferença entre scanner e a digitalização de documentos? Agora que você entendeu tudo sobre o assunto, escolha o que é melhor para a sua clínica médica, hospital ou operadora de plano de saúde. E se a sua opção for a digitalização de documentos, conheça o software que a Green tem para você!
